第603回:自治体のAI研修から、社内で使われるところまで。報告書が1時間から5分になった事例を読む

Da Webコンサルタント中山陽平の「中小企業を強くするWebマーケティングラジオ」ラウンドナップ・Webコンサルティング代表中山陽平

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ラウンドナップWebコンサルティングの中山陽平です。今回は、自治体が行っているAI（Artificial Intelligence、人工知能）の支援と、福岡県北九州市の訪問看護会社の事例をご紹介します。「自社でもAIを使いたいけれど、どう始めればよいか」と考えている中小企業の方へ、研修を受ける入口と、会社の中で使ってもらうまでの話をお伝えできればと思います。

何から始めるか迷っているなら、自治体の研修に触れてみる

うちはAI支援だけを行う会社ではありません。ただ、Webの仕事をするうえでもAIを避けて通る理由はないので、一緒にお伝えしています。その中で感じるのは、国や自治体の力の入れ方の強さです。Webサイトが増えていった2000年代前半にもセミナーはいろいろありましたが、今はそれ以上ではないかと思うくらいですね。

無料の説明会や支援、補助金など、全国のいろいろなところで取り組みがあると感じます。少し前は、議事録を取る、文章を直すといった、比較的やさしい内容が多い印象でした。ところが今は、実際に業務を自動化するところまで扱うものが出てきています。

例えば、今回見た千葉市の事業者向けセミナーです。ノートパソコンを持参し、Claude Coworkを実際に操作して、複雑な作業手順を見えるようにする。そこから業務の自動化につなげる内容です。市内事業者が対象で、参加費は無料。企業規模による制限は案内には示されていません。「生成AIとは何か」を聞くだけでは終わらない内容なんですね。

参照：千葉市：事業者向け生成AIセミナー

2026年10月27日に開催される案内で、市は「社員5人分の働きを明日から1人で実現」と、かなり強い表現を使っています。実際に参加枠がまだ空いているかは分かりませんが、千葉市の方は確認してみてはいかがでしょうか。こうした内容が出てくるくらい、風向きが変わってきたと感じます。

参照：千葉市：開催日・対象・申込先の案内

私の地元の新座市でもAI関連の取り組みは見かけますし、東京はもっと力が入っていると感じます。「どうしよう、何から始めたらいいのだろう」という方は、一度、こうした場に触れてみるとよいと思います。あるテーマを知りたければ本を2冊読むといわれるのと同じで、いくつか受けて、自分たちに響くものから試す。それでもよいのではないでしょうか。

一般的な使い方を教えるだけなら、民間は厳しくなると思う

支援する側から見ると、正直、一般的なAIの使い方を教えるだけの会社には、この先、勝ち目がないのではないかと思います。公的な支援のレベルが上がり、しかも無料ですから。行政が予算を組み、事業者への支援として進めているところへ、同じ内容で入っていくのは厳しいでしょう。

もちろん、導入するシステムを実際に組める、その業界について深い知見がある、すでにお客様との関係ができていて社内に入れる、といった条件があれば話は違います。研修で知ったことを、会社の仕事として動かす部分には、民間の役割があります。経営計画でもそうですが、計画を実行するところは、専門家派遣などを通じて民間へつながる流れがありますよね。

そこにつながっている会社には、事業の機会があるのだと思います。ただ、そうした関係もないところから、「自分たちはAIを少し使えるから、支援事業を始めよう」と考えるのは、結構危ないのではないかと感じています。支援を受ける側にも、支援を仕事にする側にも、今の状況を見ておいてほしいですね。

ツールを入れる目的を、働く人の方へ向け直す

自社でどう使うかを考えるうえで、面白かったのが、J-Net21に掲載された北九州市の訪問看護会社、プーラビダ株式会社の事例です。単にツールを入れるのではなく、従業員に気持ちよく、質の高い仕事をしてもらうために使う。そのように目的を捉え直した話として、参考になると思いました。

参照：J-Net21：プーラビダ株式会社の取組事例

訪問看護の人手不足という背景もあったようですが、それ以上に気になったのが、会社の組織の問題です。同社では、社員が40人規模に増える中で、社長、管理職、現場という階層の間で意思疎通が難しくなっていたそうです。会社が目指しているものと、現場の人が欲しいものがずれてしまう。コロナ禍も重なり、離職率は83.3％に達したと紹介されています。算出の細かい条件までは分かりませんが、10人採用したら8人辞めるような、地獄のような状態ですよね。

参照：J-Net21：事業拡大後の組織の課題

当初は、DX（Digital Transformation、デジタルトランスフォーメーション）をコスト削減のために考えていた。それを、社員を守り、一人ひとりの働きがいを生むために使うと、目的を決め直したそうです。Google WorkspaceやGeminiを使った取り組みですが、私が気になったのは、どのツールを選んだか以上に、この目的の見直しです。

参照：J-Net21：人を守るためのDX

40人規模の会社で、最初に使ったのは2人

ただ、社長が「これを使って生産性を上げよう」と言っても、すぐには広がりませんでした。「今までのやり方で何が悪いのか」といった反発が起き、最初に使っていたのは2人だけだったそうです。40人規模の会社で、2人です。DXではよくある話かもしれませんが、便利だと説明すれば使ってもらえる、というものではないんですね。

参照：J-Net21：Google Workspace導入時の反発

そこから身近な用途で使ってもらい、社員にとってのメリットを伝えていく。文字にすると「それはそうだよね」と思うのですが、現場で判断し、受け入れてもらえるように伝えるところが、いちばん大変だったのではないかと思います。記事では詳しく書かれていない、その紆余曲折が気になるんです。

「生産性10％改善」より、「報告書が1時間から5分」の方が伝わる

入口になったのは、訪問看護で毎月作る報告書でした。J-Net21の記事では、利用者一人分に1時間以上かかっていた作業が、Geminiの利用によって90％短くなったと紹介されています。会社側の資料では、報告書の作成が「1時間から5分」になったと示されています。

参照：J-Net21：報告書作成の時間短縮、プーラビダ：自社のDX実践

上の人が「会社の生産性が10％改善するぞ」と言っても、現場の人には「10％と言われてもな」となりがちです。でも、「毎月1時間かかっていた報告書が、5分でできるようになる」なら、自分の仕事として分かります。社員に伝える内容を、そうした身近な変化にしていく。小さな成功を積み重ねることは、やはり大事だと思います。

Google Workspaceを使って社内ポータルを作るなど、ほかにも取り組みがあります。ただ、まず社員自身が便利さを感じると、「こうすれば情報を簡単に得られる」「この使い方を教え合おう」という話が出てくる。ツールの利用と一緒に、社内の情報共有やコミュニケーションも変わっていったのだと思います。

参照：J-Net21：情報共有と社員同士で教え合う取り組み

空いた時間を、人を減らすためだけに使わない

報告書が1時間から5分になったら、残りの時間をどう使うか。「それだけ空いたなら、人を減らせるよね」「採用を減らせるよね」と考えるのをやめ、看護師の研修や資格取得に使う。今いる人を大事にする方へ時間を回したことが、大きいと思います。

参照：J-Net21：時間の余裕を生かした研修と資格取得

社員が技能を身につければ、会社としても、より高度なケアを担当できるようになります。社員の仕事への気持ちや役割が変わり、視野も広がるでしょう。社員にとってもうれしく、会社にとってもうれしいことに使う。この考え方への切り替えが、事例の大きなポイントだと感じました。

言い方を変えただけで、信じてもらえるだろうか

もっとも、経営者がそう言ったところで、最初から信じてもらえるとは、私は思いません。「資格を取っても、どうせ給料は上がらないだろう」といった反応もあったのではないでしょうか。これは記事に書かれた社員の発言ではなく、私が自分の会社へ置き換えて考えたときに、引っかかるところです。

どんな伝え方をして、最初はどんな反応があったのか。記事ではさらっと読めても、自社で真似をしたら、ここで反発が起きて進まなくなることはありそうです。成功事例では、うまくいくまでの難しい過程が短く見えがちなんですね。

もう一つ、失敗を責めないことも大事です。知らないツールやAIをいきなり使うように言われれば、最初は失敗します。それを責めると、使わなくなるか、失敗を隠すようになる。マネジメントとしては、最悪の状況ですよね。記事には失敗を許容する風土があったと書かれていますが、それも含め、会社の文化を変えようとしたのではないかと思います。

参照：J-Net21：失敗を許容し、社員同士で教え合う風土

気持ちだけ変えても、給料などが何も変わらなければ、社員には伝わりにくいですよね。会社が従業員に向き合う姿勢を変えるだけでなく、それが働く人の成果にもつながる。そこへ、使えば仕事の負担を減らせるAIがあった。「自分のための改革なんだ」「自分のためにも使えるようになった方がいい」と感じられたから、利用が広がったのではないかと思います。