第320回:リモート活用がうまくいかないときは、よいサービスを受ける側から始める

ラウンドナップWebコンサルティングの中山陽平です。

外部の人やサービスに遠隔で仕事を頼みたいけれど、うまく活用できない。ビデオ会議を試してみても、対面とは感じが違って、社内でなかなか受け入れてもらえない。そんなときに、お勧めしたい方法があります。

自分たちでゼロからやり方を考える前に、うまく運営されているオンラインサービスを、お客様として一度体験してみることです。機能の説明を聞くのとは違って、「これなら使えるな」という感覚を持てると思います。

何もかも遠隔にしようとせず、任せられるところから考える

製造業などでは、どうしてもその場で手を動かさなければならない仕事がありますよね。そういう部分まで、無理やり遠隔に置き換えようという話ではありません。

むしろ、そこに人や時間を集中できるように、直接関係のない業務で外部へ任せられることを考える。サービスを使う方法もあれば、遠隔で働いてくれる人を探す方法もあります。

自社で大事にしたい仕事に力をかけるために、ほかの部分の無駄を減らすというイメージを持っていただければと思います。

外部活用の話を聞くと、何でも変えなければいけないように感じるかもしれません。でも、そこまでする必要はありません。自分たちができるところからでいいんです。

使う側に回って、よい遠隔対応を体験する

オンラインの習い事や、遠隔で何かを教えてもらうサービスなど、興味がある分野のものを使ってみてください。お金をいただいてサービスを提供している方々は、どうすればよりよい体験になるかを日々考えています。

画面の見せ方、質問の受け方、進行の仕方など、実際に参加すると気づくことがあります。私も会議ツールを使い切れているとは思っていなくて、チャットで質問を募集する程度のことも多いのですが、うまい方は本当に滑らかに使いますよね。

カメラの位置や映る範囲、声の聞こえ方にも工夫があります。ノートパソコンに近づいて顔だけが大きく映っているときと、話している様子が自然に見えるときとでは、受ける印象が違います。

「このくらいのやり取りができるなら、自分たちも使えそうだ」と感じられる体験を、先に持つことが大切です。機材の名前や機能を並べられるだけでは、なかなかその感覚は得られません。

相手の事業をまねるのではなく、ツールの使い方やコミュニケーションの仕方を学ぶということですね。詳しい方に教えてもらえるならそれが早いですが、身近にいない場合にも取れる方法だと思います。

抵抗がある人にも、よい使い方に触れてもらう

社内にビデオ会議などへ抵抗がある方がいれば、その方にこそ、よいサービスを体験してもらう意味があります。

自分たちだけで、とりあえずやってみる。それでやり取りがかみ合わなかったり、見え方や聞こえ方が悪かったりすると、「やっぱり遠隔は駄目だ」となりがちです。もともと乗り気ではなかった方は、もっと乗り気でなくなってしまいます。

そうなる前に、うまく使えばどんな体験を作れるのかを、受け手として知ってもらうといいと思います。「自分がこう感じたのなら、頑張ればお客様にも同じようなものを提供できそうだ」という見通しが持てますから。

もちろん、体験したサービスの方に、使っている道具やノウハウを何でも教えてもらえるとは限りません。サービスを利用する中で、こちらがどう案内され、どこで分かりやすいと感じたかを受け取ることから始めればいいんです。

慣れてきたら、同時につながらない仕事も試す

遠隔でのやり取りに慣れたら、次は「非同期」も考えてみてください。ビデオ会議のように、お互いが同じ時間に参加するやり方だけが、リモートではありません。

例えば、ホームページの更新や書類をまとめる作業です。「明日の何時までに最初の案ができていればいい」という仕事なら、ずっと同じ時間につながっている必要はないですよね。もちろん、非同期で進められる仕事であることが前提です。

同じ時間に働くことを条件から外せると、仕事をお願いできる人の範囲も変わってきます。決まった時間帯は働けなくても、朝の用事を終えた後や、夜の数時間ならできるという方もいます。

私のコンサルティングでも、オンライン会議で話すやり取りと、思いついたことをチャットへ書いておいていただき、後でこちらが返すやり取りを組み合わせてきました。相談する側が「今は時間が合わないから、次の会議まで取っておこう」と考えずに済む場面があります。

一緒に話した方が進むことは時間を合わせ、それ以外は後で受け取れる形にする。遠隔でつながることに加えて、時間もずらせるようになると、外部の力を使う方法は広がっていくと思います。

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